Oletko tehtävässä, jossa toimeksiantoja ja toiveita tulee monesta eri suunnasta? Tai tyyppinä se, joka keksii joka päivä monta uutta ideaa? Jos kuulostaa tutulta saatat olla törmännyt myös “liian monta palloa ilmassa kerralla” -haasteeseen.

Olen itse tehnyt työurallani varmaan kaikki mahdolliset työkuorman ja ajankäytön hallintaan liittyvät virheet. Olen arvioinut työmääriä epärealistisesti, tehnyt lupauksia liian moneen suuntaan ja hyväksynyt sen, että työyhteisössä tehdään niin pitkän tähtäimen suunnitelmia, ettei osumatarkkuus suunnitelmissa kiinni roikkumalla ole kummoinen.

On helppo huomaamattaan harhautua tulipalojen sammutteluun ja “vastaan vaan eka tähän yhteen sähköpostiin” -looppiin. Työpöydälle kasaantuvat muistilaput, notifikaatiot, puhelut, some, ihmiset ympärillä – kaikki vaativat aikaasi. Mitä jos aloittaisit tänään ja ottaisit oman ajankäyttösi hallintaan?

Näin aloitat ajankäyttösi mestaroinnin

Olen ottanut käyttöön työtapoja, jotka auttavat siinä, että saan keskittyä tärkeänä pitämiini asioihin. Pystyn toimintatapani ansiosta samanaikaisesti ketterästi edistämään nopeasti hoidettavia asioita ja saamaan isoja projekteja kuljetettua kohti maalia. Koen hallitsevani paremmin itse tapahtumia, enkä juurikaan pyörittele mielessäni kaikkea mitä “pitäisi joskus ehtiä”.

Koska omaa työtuntien käyttötapaa voi olla vaikea muuttaa kertaheitolla, annan aluksi vinkiksi muutaman käytännön säännön, joita noudattamalla olen saanut lisäaikaa merkityksellisten asioiden tekemiselle.

  • Olen varannut päivästäni 30 min aamusta ja 30 min lounaan jälkeen sähköpostien ja työhön liittyvien someviestien läpikäyntiin. Tässä ajassa pyrin hoitamaan kiireellisimmät yhteydenotot ja etenkin sellaiset tehtävät, joissa minulta halutaan vain pikaista kuittaamista asialle ja sen jälkeen itse asian tekeminen delegoituu muualle. Näin siksi, etten olisi turhana tukkeena asioiden etenemiselle. Tämä tarkoittaa myös sitä, että poimin surutta lähettäjä ja otsikkokenttätietojen mukaan viesteistä vain tärkeimmiltä tuntuvat. En käytä aikaani esimerkiksi mainospostien lukemiseen, jollei aihe liity johonkin asiaan, jota juuri olen työstämässä.
  • Peruutan turhilta tuntuvat sähköpostiuutiskirjeet ja mikäli sama mainostaja alkaa pommittamaan viesteillään vaikken selkeästi ole kiinnostunut asiastaan, pyydän poistamaan tietoni markkinointirekisteristään.
  • Pidän somekanavissa notifikaatiot äänettömällä tai kokonaan pois. En siis kurkkaa kanaviin sitä mukaa kun siellä joku yrittää tavoitella vaan silloin kun minulla itselläni on aikaa ja asiaa kanavaan.
  • Varaan yhdelle päivälle enintään 4 tuntia palavereita. Jos päivän palaverikiintiö täyttyy, varaan kalenterista muun ajan töiden tekemiselle, jottei lisää varauksia tule. Jos “täydelle päivälle” ehdotetaan jotain tosi tärkeää palaveria, ehdotan toista ajankohtaa ja jos sellaista ei löydy, mietin minkä aikaisemmin kalenteriin jo hyväksymistäni tapaamisista peruutan tai siirrän toiseen ajankohtaan. Nykyisessä työyhteisössäni palavereita itselläni on vain 3-4 kertaa viikossa, mutta aikaisemmin isommissa yhtiöissä työskennellessä saattoi tuntua siltä, ettei muuta ehdikään kuin juosta huoneesta toiseen suunnittelemassa asioita, joita ei sitten kellään koskaan ollut oikein aikaa toteuttaa. Tai niitä töitä tehtiin siellä palavereissa, eli multitaskattiin ja kuormituttiin. Ei hyvä.
  • Jätän joka työpäivään 2 tuntia väljyyttä, eli aikaa, jota en ole varannut minkään tietyn asian edistämiseen. Viestinnässä ja markkinoinnissa on tärkeä pystyä nopeasti reagoimaan ympäristön tapahtumiin. Toimittajan soittoon on vastattava ja somekeskusteluihin osallistumisessa nopeus on valttia. Ja niinä päivinä kuin kaikki on rauhallisempaa, tämän ajan voi sitten käyttää omien tärkeiden töiden eteenpäin saamiseen.
  • Varaan yhdelle viikolle enintään kaksi iltamenoa. Tarkoitan näillä tapaamisia ystävien kanssa, erilaisia juhlia, illallisia, iltamyöhään venyviä harrastuksia. Palautumiselle on jätettävä aikaa, siksi kohtuus vapaa-ajallakin.
  • Teen töitä sovitun määrän. Jos ei se riitä, pitää miettiä porukalla jätetäänkö jotain tekemättä vai hankitaanko apuresursseja tai kehitetään tekemisen mallia. Olen liian arvokas väsytettäväksi.

Keskity oikeisiin asioihin

Miten sitten suunnittelen ja organisoin työtäni ja tehtävälistojani? Salaisuuteni ei ole: “Tee vuosisuunnitelma ja pysy suunnitelmassa”. Sen sijaan valitsen 2-3 tärkeintä tavoitetta ja listaan näiden tavoitteiden alle tehtäviä, jotka voisivat viedä haluttuun suuntaan.

Nykyisessä työssäni minulla on esimerkiksi seuraavat päätavoitteet:

  1. Lisää rekrytointeja markkinoinnilla.
  2. Lisää myyntiä markkinoinnilla.
  3. Uuden kehitettävän palvelun projektin veto.

Näiden päätavoitteiden alla olevien tehtävien lisäksi listaan ylös oppimiseen liittyviä tehtäviä (linkkejä tutoriaaleihin, blogeihin, julkaisuihin) sekä nopeat sälätyöt omaan listaansa. Kirjaan tehtävän ylös heti kun se ensimmäisen kerran tulee mieleeni tai joku sitä ehdottaa. Ja tehtäväähän riittää! Tällä hetkellä tilanne listoillani on seuraavanlainen:

  • Rekrymarkkinoinnin listalla 45 tehtävää
  • Myyntiä tukevaa tekemistä listalla 24 tehtävää
  • Kehitysprojektin työlistalla 27 tehtävää
  • Sälätöiden listalla 9 tehtävää

Siis 105 tekemätöntä tehtävää!? Kyllä, nyt täytyy oppia sietämään sitä, että aina on tekemätöntä työtä. Tähän sietämiseen pääsee, jos tietää, että on kuitenkin edistämässä tehtävälistoiltaan niitä tärkeimpiä kohtia. Eli ennen kuin alat ruksaamaan asioita tehdyksi, priorisoi kunkin listan tehtävät. Seuraavaksi kertomani priorisointitapa on tuunattu Mari Luukkaisen kasvumarkkinoinnin koulutussessiossa jakaman mallin pohjalta.

Pelkkä “tuntuu tärkeältä” ei käytännön elämässä ole riittävä priorisointitapa. Tällöin nimittäin helposti käy niin, että työlistan päälimmäiseksi nousee isoja jättiläistehtäviä ja kaikki pieni ja ketterä jää tekemättä. Tai listan kärkipaikan ottavat ne asiat, joiden tilaaja eniten huutaa. Itse priorisoin tehtävät antamalla arvosanan 1–5 näillä kriteereillä arvioituna:

  • helppous (kuinka pienellä työmäärällä asia toteutuu)
  • vaikuttavuus (edistääkö asian toteutuminen päätavoitteen saavuttamista)
  • skaalautuvuus (jos asian tekee ja se onnistuu, voiko samaa tekemistä ja tuloksia skaalata isommaksi. Onko kyseessä kertaluonteinen vaikutus vai tuoko hyötyjä pidemmäksikin aikaa)
  • vaikutus, jos asian jättää tekemättä

Lasken pisteet ja nyt minulla on järjestys, joka saa tuntemaan, että teen oikeita asioita. Lisäksi arvioin, onko asian tekeminen joltain osin mahdollista delegoida / ulkoistaa etenemisen nopeuttamiseksi tai tuloksen parantamiseksi.

Varaan kullekin päätavoitteelle viikkotasolla kalenteristani aikaa 4-6 tuntia ja tuolloin keskityn vain tuon tavoitteiden alla priorisointilistani päälimmäisenä olevien tehtävien edistämiseen. Näin onnistun viikon aikana edistämään montaa eri asiaa, enkä toisaalta jumitu liian pitkäksi aikaa yhden asian äärelle. Tekeminen on mielekästä ja vaihtelevaa ja kokonaisuus itsellä hallinnassa.

Jos kirjoitus herätti ajatuksia, mutta jokin jäi ihmetyttämään, ole toki yhteydessä. Voin vilauttaa miltä kalenterini ja tehtävälistani näyttävät käytännössä. Ja tunnustan, vastaava metodi käytössä myös vapaa-ajan projekteissa ja harrastuksissa, koska toimii mulle!

Bonusvinkki: Jotta ei menis ihan taulukkouskovaisuudeksi, pidän 4-8 päivää kuussa sellaisia ”en tosiaankaan toimi suunnitelmien mukaan vaan teen mitä mieleen sattuu pälkähtämään” -päiviä. Eli välillä rennommin, mutta pääasiallisesti suunnitelmallisesti kohti päämääriä edeten.